Digitalização de Documentos
gestão eletrônica de documentos
15 de junho de 2018
GED: Gestão Eletrônica de Documentos
Otimize seu tempo com o GED
Digitalização de documentos em brasília é com a Box Tec
O GED (gestão eletrônica de documentos) é uma ferramenta que garante a otimização do tempo das atividades empresariais. Você com certeza já notou como é desgastante procurar um documento em cada departamento ou seção do seu local de trabalho, especialmente quando precisa resolver uma formalidade em pouco tempo, não é mesmo?empresas que digitalizam documentos
O GED atua com a prática do paperless que traduzido do inglês, quer dizer menos papel nas atividades das empresas, de qualquer natureza. É uma ação consciente que faz a substituição total ou parcial de arquivos físicos por eletrônicos.
Essa redução de impressos objetiva o melhoramento de processos organizacionais e o menor impacto ambiental causado pelo elevado consumo de papéis. Além disso, o GED auxilia na manutenção da velocidade de geração de arquivos de forma simultânea porque permite que o documento seja acessado por funcionários de setores distintos. Arquivar Documentos em Brasília
O arquivamento de documentos da sua organização certamente já é feito de acordo com a data de emissão, ordem alfabética ou outra forma de sequenciamento lógico. É uma tentativa de manter o ordenamento dos procedimentos internos e externos.
Apesar disso, cada arquivo fica em uma sala, estante, prateleira ou armário por isso é necessário deslocar-se por alguns andares e salas para alcançar uma nota fiscal, não é verdade?
Parece que o tempo usado para encontrar esse arquivo poderia ser melhor utilizado? Sim! O processo do GED que se inicia na digitalização dos documentos da empresa, setor após setor, faz com que o software disponibilize também o cadastramento dos arquivos encaminhando ao sistema automaticamente.
Isso vai facilitar a busca e a compreensão do andamento da situação do processo ou documento. Um bom exemplo disso é o caso de uma nota fiscal, necessária para o recebimento do pagamento por parte de departamentos públicos. Na sua forma digital você saberá quando foi sua emissão e recebimento com segurança e rapidez.
Imagine que você trabalha numa organização e que seus funcionários poderão ocupar-se de tarefas realmente importantes, ao invés de fazer a busca física por documentos. A tecnologia GED é para qualquer empresa que busque um acompanhamento eficiente de seus processos internos, também oferecemos a guarda de documentos fisícos em nossas instalações.
As vantagens são múltiplas, confira:
– Uso de menor espaço físico por não precisar armazenar pastas e caixas de documentos;
– Redução no tempo de busca por arquivos que agora estarão em nuvem;
– Acesso rápido e fácil a documentos importantes com o computador conectado a rede;
– Redução de fraudes, devido à autenticação;
– Melhoria nos controle de processo, ou seja, padronização de processos e agilidade.
– Integração entre setores que compartilharão os documentos.
Serviço de Digitalização em Brasília
Os próprios departamentos públicos estão investindo nessa tecnologia, é o caso dos processos judiciais, certidões de nascimento, carteira nacional de habilitação e notas fiscais eletrônicas. Isso demonstra a eficácia do e a necessidade de introduzir essa ferramenta no cotidiano organizacional.
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