GED: Gestão Eletrônica de Documentos
Otimize seu tempo com o GED
O GED (gestão eletrônica de documentos) é uma ferramenta que garante a otimização do tempo das atividades empresariais. Você com certeza já notou como é desgastante procurar um documento em cada departamento ou seção do seu local de trabalho, especialmente quando precisa resolver uma formalidade em pouco tempo, não é mesmo?empresas que digitalizam documentos
O GED atua com a prática do paperless que traduzido do inglês, quer dizer menos papel nas atividades das empresas, de qualquer natureza. É uma ação consciente que faz a substituição total ou parcial de arquivos físicos por eletrônicos.
Essa redução de impressos objetiva o melhoramento de processos organizacionais e o menor impacto ambiental causado pelo elevado consumo de papéis. Além disso, o GED auxilia na manutenção da velocidade de geração de arquivos de forma simultânea porque permite que o documento seja acessado por funcionários de setores distintos. Arquivar Documentos em Brasília
O arquivamento de documentos da sua organização certamente já é feito de acordo com a data de emissão, ordem alfabética ou outra forma de sequenciamento lógico. É uma tentativa de manter o ordenamento dos procedimentos internos e externos.
Apesar disso, cada arquivo fica em uma sala, estante, prateleira ou armário por isso é necessário deslocar-se por alguns andares e salas para alcançar uma nota fiscal, não é verdade?
Parece que o tempo usado para encontrar esse arquivo poderia ser melhor utilizado? Sim! O processo do GED que se inicia na digitalização dos documentos da empresa, setor após setor, faz com que o software disponibilize também o cadastramento dos arquivos encaminhando ao sistema automaticamente.
Isso vai facilitar a busca e a compreensão do andamento da situação do processo ou documento. Um bom exemplo disso é o caso de uma nota fiscal, necessária para o recebimento do pagamento por parte de departamentos públicos. Na sua forma digital você saberá quando foi sua emissão e recebimento com segurança e rapidez.
Imagine que você trabalha numa organização e que seus funcionários poderão ocupar-se de tarefas realmente importantes, ao invés de fazer a busca física por documentos. A tecnologia GED é para qualquer empresa que busque um acompanhamento eficiente de seus processos internos, também oferecemos a guarda de documentos fisícos em nossas instalações.
As vantagens são múltiplas, confira:
– Uso de menor espaço físico por não precisar armazenar pastas e caixas de documentos;
– Redução no tempo de busca por arquivos que agora estarão em nuvem;
– Acesso rápido e fácil a documentos importantes com o computador conectado a rede;
– Redução de fraudes, devido à autenticação;
– Melhoria nos controle de processo, ou seja, padronização de processos e agilidade.
– Integração entre setores que compartilharão os documentos.
Serviço de Digitalização em Brasília
Os próprios departamentos públicos estão investindo nessa tecnologia, é o caso dos processos judiciais, certidões de nascimento, carteira nacional de habilitação e notas fiscais eletrônicas. Isso demonstra a eficácia do e a necessidade de introduzir essa ferramenta no cotidiano organizacional.
Digitalização de documentos em brasília é com a Box Tec
BOXTEC: SOLUÇÕES PARA GED (GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS)
A automatização de processos se faz com o GED
Com a globalização e o desenvolvimento tecnológico vem surgindo em todo mundo empresas que oferecem produtos e serviços para facilitar nossas vidas. São aplicativos de celulares e tablets, sites de computadores, que podem à distância realizar questões, efetuar compras e realizar serviços que outrora eram presenciais, extremamente burocráticas e dispendiosas.empresas que digitalizam documentos
O GED (gestão eletrônica de documentos) é um desses serviços que nos poupa tempo. Desta forma você pessoa física ou jurídica pode armazenar documentos online e solicitar sempre que necessário, uma via para impressão. Assim você não se preocupa mais com extravio de documentos, desgaste do papel em que foram confeccionados.
A Box Tec
Uma das empresas de destaque no Brasil neste segmento de prestação de serviço é a Box Tec Brasília, uma empresa que não se deixa tornar obsoleta, trazendo os serviços inovadores, acompanhando o desenvolvimento tecnológico para te prestar o melhor serviço do mercado.
A Box Tec pode ser facilmente contatada através de seu site interativo, dinâmico e prático. Mesmo possuindo uma página autoexplicativa, em caso de persistirem dúvidas você pode contar com o suporte que estará sempre pronto para te atender, e esclarecer qualquer dúvida sobressalente.
Além de ser prontamente interativa com o cliente, outros fatores determinantes na escolha de uma empresa prestadora de serviços são: transparência de procedimentos e excelência de suas competências, todas estas demandas são atendidas pela Box Tec, pois, seus clientes entendem e conhecem todas as etapas, necessárias para a gestão e o armazenamento eletrônico dos documentos.
Os serviços da empresa Box Tec
Dentre os serviços da Box Tec podemos facilmente destacar:
Digitalização de documentos: este serviço é viável para uso pessoal e para uso empresarial, pois, assim você pode ter acesso a todos os registros de forma prática e livre de burocracia e sem perder tempo para localizá-los.
Gravações em mídias: imagine poder ter seus registros salvo em qualquer mídia compatível com seus dispositivos de hardware: pen drive, DVD’s, HD’s entre outros, assim você terá seus registros sempre disponíveis em no caso de situações inesperadas.
Gestão em nuvem: optando por este serviço, seus documentos e registros estarão sempre a sua disposição armazenados em nuvem e quando forem necessários podem ser facilmente acessados pela internet.
Guarda de arquivos: é o serviço de guarda de documentos no qual é fornecida a opção de terceirização de gestão documental. Assim você pode realizar uma parceria com uma das empresas mais atuantes de gestão eletrônica de documentos.
Em virtude dos fatos acima mencionados, podemos dizer que armazenar e gerir documentos de forma eletrônica não é mais uma possibilidade, é na verdade, uma necessidade. Assim deve ser compreendido por aqueles que entendem que gerir documentos físicos é um risco absolutamente desnecessário e concordam que seu tempo é precioso demais para ser desperdiçado.
Se precisar imprimir em Brasília seus arquivos indicamos: Digital Plotter Copiadora
Scanear Documentos em Brasília
serviço de digitalização de documentos
O mundo está cada vez mais tecnológico, e sua empresa precisa acompanhar todo esse processo para não correr o risco de fechar. Antes dos anos 2000 era muito comum as empresas terem grandes arquivos que ocupava.empresas que digitalizam documentos
Com a era digital e possibilidade de manter documentos em formatos somente para computadores, surgiu GED que o gerenciamento de arquivos digitais. Por meio da GED é possível garantir a integridade e a proteção dos documentos
É pela gestão de documentos é que a administração geral proporciona princípios de economia e integridade na geração e uso dos documentos importantes para sua empresa, seu critério fundamental é certificar que um documento deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para os usuários certos com um custo mínimo.
Vamos exemplificar uma situação em que a falta da GED pode gerar grandes dor de cabeça para uma empresa: Em um dia de pagamento funcionário A deve gerar todas as folhas de pagamento duma empresa de 50 funcionários. Ele precisa consultar cada nome, número de funcionários, CPF e o valor que cada um vai receber. Todos esses dados estão espalhados em arquivos diferentes, e pastas diferentes. |serviço de digitalização de documentos|
Nesta situação esse funcionário vai gastar provavelmente o dia todo para preencher todas as ordens de pagamentos, esse processo além de demorado, vai ser repetido todos os meses, deixando seu funcionário mais estressado e consequentemente desmotivado, refletindo diretamente no progresso e desempenho de sua empresa.
Com a Gestão e Guarda de documentos e todos seus processos de organização, o mesmo trabalho poderia ser feito em apenas 2 horas ou menos. Por seu funcionário conhecer um método mais dinâmico de executar sua tarefa, ele será muito mais produtivo.
Em seu sentido mais amplo a gestão de documento, é basicamente garantir o acesso pleno aos documentos e informações importante no momento da decisão de uso de tais dados
Arquivar Documentos em Brasília
Os principais objetivos da Gestão de Documentos são:
- Permitir rapidamente e assertiva o acesso aos documentos e suas informações de modo individual
- Promover total transparência dos atos administrativos da empresa
- Garantir a economia e eficiência nos processos administrativos
- Criar formas para tornar os processos decisórios mais cônscios
- Diminuir a produção documental ocupando menos espaços
- Controlar o fluxo dos documentos e padronizar os processos de organização de arquivos
- Criar processos para os procedimentos de: classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos
- Fazer total preservação patrimonial de documentação considerado de guarda permanente
Num conceito geral, é certo dizer que a GED é a única solução que trás um conjunto de módulos que se conectam para permitir uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou digital de forma dinâmica e econômica. Dentre os tipos de documentos que podem ser gerenciado, são: papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.
Agora que você já sabe que a sobrevivência de sua empresa depende de uma organização de qualidade e que esteja atualizada com as novas tecnologias digitais, não deixe de contratar uma empresa de GED de experiência e tenha ótimos resultados ao ver seu negócio crescer de forma organizada.
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Não somos só mais uma empresa de digitalização de documentos df temos a melhor tecnologia e processo.
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Digitalizar (Escanear) e Guardar Documentos em Brasília – DF
Muitas empresas se confrontam com um problema que se torna cada dia maior, a proteção de seu patrimônio documental, isso por que mesmo com a ajuda da tecnologia, uma grande quantidade de documentos precisam ser impressas, assinadas para depois serem arquivadas. empresas que digitalizam documentos
Por causa da quantidade de documentos impressos, muitas empresas precisam alugar salas cada vez maiores para acomodar todos seus arquivos, gerando uma despesa a mais. A cada ano que passa a tendência é a empresa precisar cada vez maiores.
Já com a documentação que não precisa ser impressa graças à ajuda da tecnologia, outro problema surgiu, enquanto os documentos não exigem espaços físicos para serem arquivados, precisam de computadores seguros que garantem sua integridade e ao mesmo tempo permitem o pronto acesso pelas empresas. Arquivar Documentos em Brasília
GED – A SOLUÇÃO DO ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS
Para economizar espaço e poupar dinheiro uma das soluções mais indicada para as empresas que precisam fazer um armazenamento de documentos seguro, é o serviço de guarda de documentos.
O serviço de guarda documento oferece para a maioria das empresas um conjunto de soluções para proteção de documentos utilizando o mínimo de espaço físico e o máximo de segurança digital. Mesmo para documentos impressos a GED oferece a digitalização de grande quantidade de modelos de documentos reduzindo ao mínimo a quantidade de papeis na empresa.
A economia de aluguel com o serviço de guarda de documento já é percebida logo no primeiro mês, já que o valor do serviço de guarda de documento represente uma pequena parcela do valor de um aluguel de uma sala de arquivos.
COMO CONTRATAR UMA BOA EMPRESA DE GUARDA DE DOCUMENTOS?
Sabemos que a documentação de sua empresa é um patrimônio de extremo valor, por isso a economia de aluguel de salas para documentos só vai compensar se você tivera garantia que seus documentos estarão seguros e acessíveis qualquer momento que você precisar consultar um arquivo armazenado.
Por isso a BOX TEC trás para você a melhor soluções para arquivamento e gerenciamento de documentos com total qualidade e segurança. Acabe já com aquela montanha de papel e venha aproveitar o que a tecnologia digital tem de melhor para armazenamento de documentos empresariais em formato digital.
VANTAGENS DE CONTRATAR A BOX TEC:
- Pague menos aluguel de salas para arquivar pilhas de papeis
- Mantenha seus documentos em segurança contra danos causados pelo tempo
- Tenha mais rapidez para encontrar um arquivo
- Aproveite mais o espaço de sua sala com menos arquivos
- Escolha um plano que com certeza cabe no seu orçamento
- Acesse seus documentos em qualquer lugar que estiver via internet
O QUE A BOX TEC PODE FAZER PELA SUA EMPRESA AGORA?
Entre agora mesmo em contato com a BOX TEC e se surpreenda não somente com nossos planos como as nossas soluções que vai por fim àquela papelada que apesar de ser importante, ocupa espaço e faz você perder dinheiro. Escolha a melhor solução, escolha BOX TEC. O futuro já chegou, contrate já o escaneamento de arquivos e o armazenamento de documentos empresariais da BOX TEC.
Se precisar de gráfica em brasília podemos indicar nossos parceiros.
Proteção e Acesso Seguro: As Vantagens da Guarda de Documentos com a BOX TEC em Brasília
Prezado cliente em potencial,
Na BOX TEC, entendemos que, além da Gestão Eletrônica de Documentos (GED), a guarda física de documentos desempenha um papel fundamental no sucesso de sua empresa. É por isso que estamos orgulhosos de oferecer serviços de guarda de documentos com a mesma qualidade e compromisso que você já conhece. Aqui estão algumas vantagens convincentes de confiar seus documentos físicos à nossa experiente equipe:
1. Segurança Inabalável: A segurança de seus documentos é nossa principal prioridade. Em nossas instalações altamente seguras, seus documentos estarão protegidos contra incêndios, inundações, roubos e acessos não autorizados. Nossas medidas de segurança atendem aos mais altos padrões do setor.
2. Acesso Conveniente: Embora muitos processos de negócios estejam se tornando digitais, ainda há momentos em que você precisa acessar documentos físicos. Com a BOX TEC, você pode recuperar seus documentos rapidamente quando necessário, economizando tempo e esforço.
3. Organização Eficiente: Manter documentos físicos organizados pode ser desafiador. Nossa equipe especializada em guarda de documentos classificará, indexará e armazenará seus documentos de forma eficiente, garantindo que você possa localizá-los facilmente quando precisar.
4. Economia de Espaço: Documentos ocupam espaço valioso em seu escritório. Ao optar por nossa guarda de documentos, você pode liberar espaço para atividades mais produtivas e reduzir seus custos de aluguel ou manutenção de espaços de armazenamento.
5. Conformidade com Regulamentações: Se sua empresa lida com documentos que precisam ser mantidos por motivos legais ou regulatórios, nossa guarda de documentos garante que você esteja em conformidade, evitando problemas legais e multas.
6. Continuidade de Negócios: Em casos de desastres naturais ou situações de emergência, sua empresa pode continuar operando sem interrupções graças à nossa guarda segura de documentos, garantindo a continuidade dos negócios.
7. Digitalização e Indexação Opcionais: Se desejar, oferecemos serviços de digitalização e indexação para que você possa acessar seus documentos de forma rápida e fácil em formato digital, complementando perfeitamente nossa solução de GED.
A BOX TEC é sua parceira completa em gerenciamento de documentos, oferecendo soluções abrangentes para atender a todas as suas necessidades. Seja a digitalização e organização de documentos eletrônicos ou a guarda segura de documentos físicos, estamos aqui para simplificar sua vida e proteger seus ativos mais importantes.
Não comprometa a segurança e a acessibilidade de seus documentos físicos. Confie na BOX TEC para fornecer a proteção e o acesso seguro que sua empresa merece.
Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como nossos serviços de guarda de documentos podem aprimorar a eficiência, a segurança e a tranquilidade de seus negócios em Brasília.…