digitalização de documentos
GED: Gestão Eletrônica de Documentos
Otimize seu tempo com o GED
O GED (gestão eletrônica de documentos) é uma ferramenta que garante a otimização do tempo das atividades empresariais. Você com certeza já notou como é desgastante procurar um documento em cada departamento ou seção do seu local de trabalho, especialmente quando precisa resolver uma formalidade em pouco tempo, não é mesmo?empresas que digitalizam documentos
O GED atua com a prática do paperless que traduzido do inglês, quer dizer menos papel nas atividades das empresas, de qualquer natureza. É uma ação consciente que faz a substituição total ou parcial de arquivos físicos por eletrônicos.
Essa redução de impressos objetiva o melhoramento de processos organizacionais e o menor impacto ambiental causado pelo elevado consumo de papéis. Além disso, o GED auxilia na manutenção da velocidade de geração de arquivos de forma simultânea porque permite que o documento seja acessado por funcionários de setores distintos. Arquivar Documentos em Brasília
O arquivamento de documentos da sua organização certamente já é feito de acordo com a data de emissão, ordem alfabética ou outra forma de sequenciamento lógico. É uma tentativa de manter o ordenamento dos procedimentos internos e externos.
Apesar disso, cada arquivo fica em uma sala, estante, prateleira ou armário por isso é necessário deslocar-se por alguns andares e salas para alcançar uma nota fiscal, não é verdade?
Parece que o tempo usado para encontrar esse arquivo poderia ser melhor utilizado? Sim! O processo do GED que se inicia na digitalização dos documentos da empresa, setor após setor, faz com que o software disponibilize também o cadastramento dos arquivos encaminhando ao sistema automaticamente.
Isso vai facilitar a busca e a compreensão do andamento da situação do processo ou documento. Um bom exemplo disso é o caso de uma nota fiscal, necessária para o recebimento do pagamento por parte de departamentos públicos. Na sua forma digital você saberá quando foi sua emissão e recebimento com segurança e rapidez.
Imagine que você trabalha numa organização e que seus funcionários poderão ocupar-se de tarefas realmente importantes, ao invés de fazer a busca física por documentos. A tecnologia GED é para qualquer empresa que busque um acompanhamento eficiente de seus processos internos, também oferecemos a guarda de documentos fisícos em nossas instalações.
As vantagens são múltiplas, confira:
– Uso de menor espaço físico por não precisar armazenar pastas e caixas de documentos;
– Redução no tempo de busca por arquivos que agora estarão em nuvem;
– Acesso rápido e fácil a documentos importantes com o computador conectado a rede;
– Redução de fraudes, devido à autenticação;
– Melhoria nos controle de processo, ou seja, padronização de processos e agilidade.
– Integração entre setores que compartilharão os documentos.
Serviço de Digitalização em Brasília
Os próprios departamentos públicos estão investindo nessa tecnologia, é o caso dos processos judiciais, certidões de nascimento, carteira nacional de habilitação e notas fiscais eletrônicas. Isso demonstra a eficácia do e a necessidade de introduzir essa ferramenta no cotidiano organizacional.
Digitalização de documentos em brasília é com a Box Tec
Scanear Documentos em Brasília
serviço de digitalização de documentos
O mundo está cada vez mais tecnológico, e sua empresa precisa acompanhar todo esse processo para não correr o risco de fechar. Antes dos anos 2000 era muito comum as empresas terem grandes arquivos que ocupava.empresas que digitalizam documentos
Com a era digital e possibilidade de manter documentos em formatos somente para computadores, surgiu GED que o gerenciamento de arquivos digitais. Por meio da GED é possível garantir a integridade e a proteção dos documentos
É pela gestão de documentos é que a administração geral proporciona princípios de economia e integridade na geração e uso dos documentos importantes para sua empresa, seu critério fundamental é certificar que um documento deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para os usuários certos com um custo mínimo.
Vamos exemplificar uma situação em que a falta da GED pode gerar grandes dor de cabeça para uma empresa: Em um dia de pagamento funcionário A deve gerar todas as folhas de pagamento duma empresa de 50 funcionários. Ele precisa consultar cada nome, número de funcionários, CPF e o valor que cada um vai receber. Todos esses dados estão espalhados em arquivos diferentes, e pastas diferentes. |serviço de digitalização de documentos|
Nesta situação esse funcionário vai gastar provavelmente o dia todo para preencher todas as ordens de pagamentos, esse processo além de demorado, vai ser repetido todos os meses, deixando seu funcionário mais estressado e consequentemente desmotivado, refletindo diretamente no progresso e desempenho de sua empresa.
Com a Gestão e Guarda de documentos e todos seus processos de organização, o mesmo trabalho poderia ser feito em apenas 2 horas ou menos. Por seu funcionário conhecer um método mais dinâmico de executar sua tarefa, ele será muito mais produtivo.
Em seu sentido mais amplo a gestão de documento, é basicamente garantir o acesso pleno aos documentos e informações importante no momento da decisão de uso de tais dados
Arquivar Documentos em Brasília
Os principais objetivos da Gestão de Documentos são:
- Permitir rapidamente e assertiva o acesso aos documentos e suas informações de modo individual
- Promover total transparência dos atos administrativos da empresa
- Garantir a economia e eficiência nos processos administrativos
- Criar formas para tornar os processos decisórios mais cônscios
- Diminuir a produção documental ocupando menos espaços
- Controlar o fluxo dos documentos e padronizar os processos de organização de arquivos
- Criar processos para os procedimentos de: classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos
- Fazer total preservação patrimonial de documentação considerado de guarda permanente
Num conceito geral, é certo dizer que a GED é a única solução que trás um conjunto de módulos que se conectam para permitir uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou digital de forma dinâmica e econômica. Dentre os tipos de documentos que podem ser gerenciado, são: papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.
Agora que você já sabe que a sobrevivência de sua empresa depende de uma organização de qualidade e que esteja atualizada com as novas tecnologias digitais, não deixe de contratar uma empresa de GED de experiência e tenha ótimos resultados ao ver seu negócio crescer de forma organizada.
Precisa de um parceiro de Digitalização em Brasilia veio ao lugar certo!
Não somos só mais uma empresa de digitalização de documentos df temos a melhor tecnologia e processo.
…